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Uno de los principales problemas que muchas empresas pueden encontrarse a la hora de cambiar de versión de MS Office es el cambio de interfaz que ha sufrido con el paso del tiempo. Esto fue sobre todo una novedad más brusca en el cambio de MS Office 2003 a 2007. Parece que Microsoft quiere dar las máximas facilidades a la hora de afrontar el cambio y por eso ha creado las guías de Microsoft para ayudar en la migración a Office 2010.

Se trata de documentos en formato PDF. Se trata de intentar suavizar el transito entre la versión del 2003 y la del 2010. Son guías sencillas de seguir sin muchas complicaciones, pero están en inglés. Aunque respecto a la migración desde Office 2007 se remite a las novedades de la versión 2010, ya que entienden que el cambio es mucho más suave.

Disponemos de guías que nos explican los cambios fundamentales en la nueva interfaz Ribbon para Access, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook y Word. Además tenemos a nuestra disposición guías más centradas en la interfaz Ribbon que nos pueden ayudar a que el cambio no merme la productividad, sobre todo en los primeros días.

Si vuestra empresa está pendiente de afrontar el cambio de una a otra versión ofimática sería muy recomendable que todo el personal que las utiliza revise las mismas antes de realizar la migración. Aunque no sea más que por un tema de evitar que el impacto del cambio se encuentren con todas las novedades de golpe.

Es cierto que a mucha gente le costará cambiar el modo de hacer las cosas, acostumbrarse a los nuevos menús, pero si queremos seguir trabajando con MS Office tarde o temprano tendremos que afrontar este proceso en nuestras empresas. La otra opción sería mantener MS Office 2003 como nuestra suite ofimática.

Más Información | Microsoft
En Tecnología Pyme | Evaluar el impacto del cambio a Office 2010

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La Web de la empresa cumple una función vital ya que es nuestro escaparate, funciona todos los días del año y no comprende fronteras para promocionarnos, por esos motivos podemos usar Popfeedback para evaluar la Web corporativa, mejorar lo posible y conocer resultados alternos.

Es difícil saber si nuestra Web está funcionando bien, si atendemos bien a usuarios nuevos o si los estamos repeliendo. Debemos preguntarnos una cosa: ¿cómo sabemos si algo no funciona en nuestra Web sino tenemos información? Por ese motivo debemos aprovechar los reportes de los usuarios para reparar o mejorar nuestra Web.

El otro día hablábamos de la necesidad que tienen algunas empresas de establecer cuotas de impresión para disminuir el gasto en esta partida. Pero antes de llegar a este punto necesitamos cuantificar el gasto en impresiones que tenemos en la empresa. Para las pymes una buena opción para realizarlo nos la ofrece Mypirntercloud. Nos ayuda a monitorizar y controlar los gastos de impresión.

Se trata de un software gratuito disponible para sistemas Windows que nos permitirá llevar una estadística del número de hojas que imprimimos cada mes, controlar los niveles de los cartuchos de tóner para que seamos conscientes de las necesidades que tenemos para comprar recambios o la previsión para que se terminen.

Que se cumplan o no las previsiones dependerán de saber si mantenemos el ritmo de impresión que llevamos habitualmente, ya que el programa nos aplica una media entre la cantidad de tóner que estima en el cartucho y el número de copias que sacamos habitualmente.

De esta manera podemos realizar una previsión de gasto en impresión. Además, si así lo deseamos podemos solicitar cartuchos de tóner o tinta a los proveedores desde la aplicación. Podemos elegir entre una lista de proveedores que nos ofrecen los consumibles de nuestras impresoras.

Una vez instalado el software nuestro Myprintecloud realiza un descubrimiento de las impresoras que tenemos instaladas en red. Este proceso puede tardar un poco en el inicio dependiendo del número de impresoras y del tamaño de nuestra red. De estas impresoras captura datos básicos del equipo como su número de serie, valores de sus contadores de páginas, el estado de los consumibles, y los mensajes que aparecen en el display de la impresora.

Esta es una buena opción para empresas con varias sedes, de manera que desde una única cuenta puedan tener información de las impresoras de red de toda la empresa, de manera independiente de su ubicación. Esto nos asegura tener controlado el gasto de impresión de distintas oficinas de nuestra empresa.

El principal obstáculo que nos plantea es que no incluye las impresoras locales, que en muchos casos son parte fundamental en las micropymes. Impresoras compartidas que de alguna manera también necesitamos controlar, aunque en estos casos el software de la propia impresora puede ser suficiente para esta tarea.

Más Información | Myprintercloud
En Tecnología Pyme | Cuotas de impresión en la pyme

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A veces existe la creencia de que un determinado aspecto de las empresas puede resolverse o mejorarse invirtiendo o usando tecnología. Tenemos que ser conscientes de que tipo de empresas manejamos, qué relacción tiene con el ámbito tecnológico, tanto la empresa como sus clientes. Al fin y al cabo la tecnología no lo resuelve todo en las empresas.

Podemos aplicar todas las técnicas SEO para posicionar nuestra página web para que esté posicionada en primer lugar en los buscadores, si luego resulta que la mayoría de nuestros clientes potenciales no utilizan Internet será una inversión perdida, puesto que estamos focalizando la tecnología en un sentido que no beneficiará a nuestra empresa.

Podemos tener los últimos modelos de ordenadores, servidores de alta capacidad y utilizar productos líderes en gestión empresarial, pero si al final tenemos una red comercial apegada a la vieja escuela, que no saben utilizar estas herramientas estaremos en el mismo lugar en el que empezamos pero una inversión perdida.

Imaginaros una empresa que crea una sala de telepresencia, para realizar reuniones virtuales que ahorre un montón de dinero en viajes a la empresa para el desarrollo de un proyecto. Si dicho proyecto se viene abajo y no sale adelante y el resto de clientes no utilizan la videoconferencia, tenemos un centro de telepresencia pero deberemos seguir viajando.

Tenemos que ser conscientes del tiempo que tardaremos en recuperar el dinero invertido en tecnología. Suponemos que una inversión bien realizada al cabo de poco tiempo en lugar de costarnos dinero nos ahorrará dinero. Suponemos que una buena inversión tecnológica tiene que mejorar la productividad de nuestro negocio y hacer que nuestros empleados sean más productivos.

Invertir en tecnología sí, pero no a cualquier precio. Tenemos que tener un objetivo claro que mejorar y una propuesta tecnológica que nos ayude a mejorarlo. Si sabemos elegir nuestras inversiones en este ámbito seguro que nuestra empresa podrá ofrecer mejores precios en base a una mayor eficacia, lo que provocará una espiral de más clientes y mayores ingresos.

En Tecnología Pyme | Cómo rechazar la tecnología innecesaria en la Pyme
Imagen | richardmasoner

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En pocos días empezaremos la vuelta al trabajo. Desde Tecnología PYME hemos presentado algunas propuestas para la vuelta a la realidad laboral. Una buenas soluciones a incorporar en las Webs corporativas son las estrategias de enlaces para la PYME para potenciar nuestros productos y aumentar nuestra presencia en el mercado.

Dentro de las reglas a llevar a cabo encontramos la de potenciar nuestra Web con enlaces que apunten a nuestra página corporativa. Cuanto más enlaces tengamos haciendo referencia a nuestra Web, mejor posicionada estará y mayor presencia tendrá en diferentes medios.

Es inminente el potencial de las redes sociales. Lejos de combatir con ellas, debemos usarlas para mejorar la productividad de la empresa. Estos sistemas de comunicaciones son rápidos, de fácil uso, integrados en toda clase de terminales y en equipos informáticos.

Debemos destacar la gran controversia que hay con el uso de redes sociales en el trabajo. Entiendo que el personal offline no las quiera usar, no les vea utilidad alguna o simplemente sean reacios a lo nuevo; por esos motivos no quieran conocer nada sobre ellas. Incluso conozco empresas que han controlado puertos o prohibido mediante el router el acceso a esas Webs para evitar que los empleados “pierdan el tiempo”. Desde los juegos que incorpora Windows hasta la máquina del café son útiles para los empleados que deseen “despistarse”.

Lotus Notes es un cliente de correo electrónico y colaboración desarrollador por IBM y que muchos conocemos por ser una de las principales herramientas en la empresa. Pese a existir alternativas, que pueden resultar mejor o peor según cada uno, es bueno conocer pequeños trucos y consejos para sacar mayor partido si es nuestro cliente. Mis tres “trucos” imprescindibles a la hora de manejarme con él son:

• Usar los atajos de teclado. Cada vez que afronto el aprendizaje de una nueva aplicación intento en todo momento averiguar las combinaciones de teclado para realizar las acciones básicas. Muchas de ellas son iguales al ser combinaciones estandar. Unos que suelo usar con mucha frecuencia a parte de los básicos son: Crtl+M para crear un nuevo mensaje y usar F8 para crear listas numeradas dentro de listas.

Dentro de nuestra primera página de la Web corporativa de empresa debemos indexar unos parámetros para poder hacerla fácil a los principales buscadores. Debemos comprender y manipular esta página para poder lanzarla hasta los principales buscadores, para eso explicaremos las bases del SEO en la página.

Las pautas a mostrar nacerán de tres marcos: indexación, autoridad y semántica. Desde la indexación haremos fácil de comprender a Google nuestra Web. Con autoridad mostraremos por qué nuestra “home” es la parte más importante dentro de nuestra página corporativa. Y desde la semántica haremos que nuestra Web signifique lo que deseemos.

Muchas veces las empresas desarrollan proyectos que tienen unas necesidades tecnológicas concretas en el tiempo. Necesitan adquirir equipos para cubrir la duración de dicho proyecto. Una de las alternativas para cubrir estas necesidades están en las opciones de alquiler de equipos informáticos. Existen aquí varias modalidades que podemos tener en cuenta a la hora de afrontar la viabilidad de los proyectos.

Las modalidades de alquiler como tal suelen ir en función del número de equipos alquilados, las características de los mismos, el soporte que nos ofrecen durante la duración del alquiler o el montaje de los mismos. Lógicamente a medida que se prolonga en el tiempo el alquiler por día nos saldrá más barato. Es decir, el precio por día será más caro para una semana que para un mes.

Esta modalidad que incluye todo tipo de equipos es muy interesante cuando tenemos que ofrecer algún evento con nuestras empresa, relacionado con el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Lo mismo si tenemos que montar un aula de formación durante un periodo de tiempo concreto.

El renting es otra opción de alquiler a largo plazo. Aquí ya se trata de alquilar por una cuota mensual los equipos de nuestra empresa. De esta manera tenemos por un coste fijo mensual por equipo el puesto informático que necesitamos. Existen distintas modalidades de renting, entre las que podemos destacar las siguientes:

• Hardware extensible nos da la posibilidad de modificar la configuración de los equipos informáticos según lo vamos necesitando. Si un determinado equipo necesita más memoria o capacidad gráfica podemos ampliarlo a cambió de una modificación en la cuota.
• Todo incluido con un mantenimiento integral de los equipos que nos dará la tranquilidad de no tener que contratar un servicio técnico externo. Muchos lo incluyen en el contrato básico así que es importante tenerlo en cuenta.

• Opción de compra es otra de las modalidades que nos dan la posibilidad de adquirir los equipos informáticos a partir de cierto tiempo de contrato. Es la opción favorita de muchas empresas aunque dependiendo del tiempo acordado esto puede hacer que el equipo haya quedado obsoleto.

Todas estas opciones son asequibles para las pymes que no necesitarán hacer altas inversiones iniciales para disponer de equipamiento informático. La oferta es muy amplia y va desde la opción de periféricos pasando por el puesto informático, portátiles o servidores. Una opción a considerar para todos aquellos que además tienen proyectos a corto plazo y necesitan equipos informáticos de forma puntual.

En Tecnología Pyme | Renting tecnológico en la pyme
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Un trabajador emplea un promedio de 40 minutos diarios de su jornada laboral o, lo que es lo mismo, el 8,33% de su tiempo en la oficina a atender las redes sociales. Si el salario medio en España es de 21.500 euros brutos al año, se puede concluir que las redes como Facebook o Twitter contribuyen a derrochar unos 1.790 euros al año por trabajador.

Los mismos cálculos pueden aplicarse a otros países. Según la consultora británica Morse, las redes sociales cuestan a las organizaciones del país alrededor de 1.530 millones de euros cada año.

Una investigación elaborada en Australia, el quinto país con más usuarios registrados en Facebook, estimó que si un trabajador emplea una hora al día en esa red, el coste para su empresa asciende a 6.300 dólares (4.792 euros) anuales. Multiplicado por las 800.000 empresas del país, el coste total sería de 5.000 millones de dólares al año.

Si hace dos años, más de la mitad de las grandes empresas estadounidenses prohibieron el acceso a las comunidades virtuales desde el puesto de trabajo, ahora le toca el turno a las compañías españolas.

Existe una amplia oferta de productos que controlan, registran y analizan el uso de los recursos de una red empresarial, especialmente del correo electrónico y de la web. Su misión es ayudar a la empresa a limitar las pérdidas de productividad, evitar responsabilidades legales, optimizar el ancho de banda, y minimizar los problemas de seguridad y la pérdida de datos corporativos.

Cobertura es una pequeña firma de software asturiana, fundada hace apenas medio año, que ha desarrollado un programa capaz de limitar el número de horas que una persona se conecta a Internet y el tipo de páginas web que visita. Esta aplicación, pensada inicialmente para que los padres controlen los contenidos que ven sus hijos en la Red, ha encontrado en las empresas españolas un potente hueco de mercado.

Estadísticas
La compañía sueca de muebles Ikea, la Red Euro6000, la cadena Domus Hoteles y UGT-MCA, la rama de Metal, Construcción y Afines del sindicato, han contratado ya la solución de Cobertura. Por su parte, Caja Laboral la ofrece desde el mes pasado a sus clientes como servicio añadido.

“Por término medio, un trabajador pierde el 32% de su tiempo en la oficina en funciones no relacionadas con su trabajo”, defiende Raimundo García, fundador y presidente de Cobertura. Otras estadísticas pueden ser aún más preocupantes: según la consultora IDC, del 30% al 40% del tráfico de las empresas no está relacionado con el trabajo; SexTracker estima que el 70% de las visitas a páginas de pornografía se realizan entre las 9.00 horas y las 17.00 horas, la jornada laboral más común en España; y Websense cifra en más del 60% las compras en línea, subastas y juegos de azar que se efectúan desde la oficina.

Otros programas disponibles en el mercado para el control del uso de los ordenadores son SurfControl, Stealth Activity Recorder & Reporter (Starr), spIE, TrafficMax, Websense o la aplicación made in Spain El espía. “Un software de seguridad de red puede ayudar a atenuar los riesgos”, comparte las empresa de gestión de recursos humanos Manpower.

Más del 63% de los españoles está registrado en dos o más redes sociales, por delante de los italianos, los británicos y los franceses, según un estudio elaborado por Peoplesound, la red social para móviles de Buongiorno. Además de la pérdida de productividad que puede derivarse del uso indebido de estas herramientas desde la oficina, las empresas se enfrentan ante otra grave problemática. “La mayor parte de virus y troyanos se alojan en las web de contenidos para adultos y las redes sociales más populares, como Facebook”, apunta García.

Políticas de uso
La jurisprudencia en esta materia es prácticamente inexistente en España, pero existen fórmulas compatibles con la ley orgánica de protección de datos (Lopd) para controlar el uso que se hace de los equipos corporativos (ordenadores y móviles). “El trabajador debe haber sido advertido de exactamente qué cuestiones van a ser monitorizadas o restringidas”, destaca García.

Las corporaciones estadounidenses defienden el diseño de unas políticas de uso aceptable (AUP, por sus siglas en inglés), que todos los trabajadores deben firmar. Estas políticas definen los comportamientos aprobados y prohibidos por la compañía y las consecuencias en caso de que se viole una de las normas. No obstante, una amplia mayoría de compañías no cuenta aún con una política formal sobre la materia. “Con el aumento de la popularidad de las redes sociales, los empleados, especialmente los más jóvenes, eliminarán las distinciones entre el uso laboral de los medios sociales y su uso personal”, advierten desde Manpower.

De una encuesta de KPMG se desprende que uno de cada cinco empresarios espía desde hace años el correo de sus empleados y su uso de Internet. Otros estudios señalan que el 31% de las empresas controla o restringe el uso de Internet y del correo electrónico de sus empleados.

“Cinco minutos enseñando el funcionamiento de portales como Facebook es suficiente para ahorrarse muchos dolores de cabeza”, declara Graham Cluley, consultor de la firma de seguridad informática Sophos.

Visto en :www.expansion.com